Sono cambiate molte cose, anche nel modo in cui comunichiamo con i nostri clienti. Man mano che ci abituiamo a un modello prevalentemente remoto e online, diventa sempre più necessario aprirsi ed imparare nuovi approcci e metodi di comunicazione.
Nell’industria SaaS, le fiere e le conferenze sono state costantemente parte integrante dello sviluppo del business e del networking. Questi eventi aiutano ad acquisire clienti preziosi e a stabilire solide partnership industriali. Per tali eventi, le organizzazioni e il settore si stanno orientando, oramai, verso eventi virtuali.
Sebbene un evento virtuale sia molto diverso dai grandi raduni del settore che sono stati una parte così importante della nostra vita aziendale per così tanto tempo, hanno tuttavia il potenziale per avere altrettanto successo.
Sia che tu stia solo pensando di ospitare il tuo primo evento virtuale, sia che tu stia pianificandone uno, le seguenti quattro strategie chiave ti aiuteranno a garantire una grande affluenza e un’esperienza complessiva positiva.
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Strategia di interna
La prima cosa per cui necessiti avere un piano è l’implementazione interna del tuo evento. Non sarai in grado di mantenere o addirittura ottenere partecipanti se il tuo evento non è implementato correttamente. Pianifica tutto sulla base delle tre “P”: piattaforma, la pre-registrazione e la pratica.
Piattaforma
Ovviamente, avrai bisogno di un luogo dove ospitare il tuo evento virtuale. La scelta della piattaforma giusta avrà un grande impatto sul tuo evento. Ci sono alcune cose a cui pensare quando si tratta di assicurarsi di aver preso la decisione giusta.
Quanti partecipanti può ospitare la piattaforma?
C’è differenza tra un evento di 50 persone e un evento di oltre 1.000 persone. Dovresti sempre considerare una piattaforma in grado di soddisfare le tue aspettative di interesse per il tuo evento. Una piattaforma con una capacità maggiore funzionerà allo stesso modo se la partecipazione è inferiore a quella pianificata, ma una piattaforma con una capacità inferiore rischia di non essere in grado di fornire un’esperienza positiva se la tua partecipazione supera le aspettative.
La piattaforma consente che le presentazioni siano preregistrate e controllate dal presentatore, dal vivo?
Tratteremo questo tema a breve, ma avere la possibilità di condividere presentazioni pre-registrate influisce sull’esperienza dei partecipanti e sulle opportunità di coinvolgimento.
Quali capacità di coinvolgimento esistono?
Cerca una piattaforma che abbia funzioni di coinvolgimento integrate come sondaggi dal vivo, quiz, funzionalità di chat e così via. Mantenere i partecipanti coinvolti durante i tutto l’evento crea un’esperienza dei partecipanti più piacevole e positiva.
Pre-registrazione
Come accennato in precedenza, la possibilità di utilizzare una presentazione preregistrata è una caratteristica da valutare molto importante nella scelta di una piattaforma. Si consiglia di fare in modo che i relatori pre-registrino le loro presentazioni per una serie di motivi. L’ovvia ragione è che spesso consente una presentazione più raffinata. Il meno ovvio è che consente al presentatore di interagire con il proprio pubblico in tempo reale durante l’evento. Con una presentazione preregistrata, il relatore può fare una pausa per inserire un sondaggio o un quiz del pubblico dal vivo. Consente inoltre al presentatore di accogliere le conversazioni sul contenuto presentato.
Pratica
Sia che le sessioni siano pre-registrate o che avvengano dal vivo, fare pratica le rende perfette (o molto migliori). Probabilmente è superfluo dire che i relatori dovrebbero esercitarsi in anticipo. E’ altrettanto importante esercitarti usando la piattaforma che gestirà il tuo evento. Assicurati che tutte le persone coinvolte conoscano i dettagli della piattaforma e tutte le funzionalità utilizzate in modo da poter affrontare rapidamente eventuali problemi tecnici o sfide che potrebbero sorgere durante il tuo evento virtuale.
Marketing multiforme e strategia promozionale
L’obiettivo generale di un evento virtuale è avere una grande affluenza. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario sviluppare una strategia di marketing e promozionale che abbia più livelli per massimizzare la portata dei potenziali partecipanti.
Sito web
Il tuo sito web dovrebbe essere la fonte di informazioni per il tuo evento. Sia che tu decida di costruire un micro-sito designato per il tuo evento o che tutto sarà integrato nel tuo sito principale, dovrai fornire informazioni sull’evento prima, durante e dopo.
Assicurati che i tuoi messaggi evidenzino chiaramente il valore dell’evento evidenziando le sezioni in cui sono presenti i relatori. Fornisci un programma di sessioni e opportunità di networking e assicurati di promuovere l’evento sulla tua home page e in tutti i luoghi pertinenti del tuo sito web.
Promozione tramite posta elettronica
Promuovere il tuo evento tramite e-mail è un ottimo modo per spargere la voce, generare entusiasmo e aumentare l’affluenza. Inizia inviando e-mail “teaser” come la data dell’evento, l’apertura della registrazione e le “rivelazioni” che ci saranno. Queste email sono altamente condivisibili e attirano l’attenzione delle persone.
Usa le promozioni via email per creare un senso di urgenza immediatamente prima della chiusura della registrazione e dell’inizio dell’evento. Ricorda alle persone che non si sono ancora registrate e che il tempo sta per scadere. Usa l’email marketing per far sapere loro il valore trarranno dalla partecipazione.
Promozione sui social media
Promuovere il tuo evento virtuale sui social media ti consente di raggiungere un pubblico più ampio e farlo in modo molto coinvolgente. Condividi annunci importanti come relatori, partner, opportunità di networking e così via tramite i canali social della tua azienda. Crea un evento Facebook, un gruppo LinkedIn e hashtag per coinvolgere potenziali partecipanti e creare buzz.
Inoltre, assicurati di chiedere al tuo team interno, ai relatori, ai partner e simili di utilizzare i loro canali social anche per promuovere l’evento. In tal modo, aumenterai la portata dei tuoi potenziali partecipanti.
Social media a pagamento
I social a pagamento sono un ottimo modo per “spargere la voce”. Gli annunci di Google, LinkedIn e Facebook ti consentono di raggiungere un vasto pubblico con un interesse mirato nel tuo settore. Se stai già utilizzando media a pagamento nel tuo piano marketing, integra la promozione di eventi nella tua strategia di eventi virtuali. Se non lo stai facendo ancora, puoi facilmente impostare la promozione sui social media a pagamento sul canale o sui canali social su cui i membri del settore trascorrono il loro tempo.
Partnership
Lo sviluppo di partnership per gli eventi può essere vantaggioso per la tua organizzazione e per l’organizzazione con cui stai collaborando e per il tuo pubblico. Una partnership per eventi aumenta la tua offerta di eventi rendendo il tuo evento più attraente per il tuo pubblico. Le partnership aprono anche ulteriori canali per la promozione del tuo evento.
Strategia di coinvolgimento dell’evento
Una grande affluenza a un evento virtuale non si misura solo in base al numero di iscritti o partecipanti. Viene anche misurato dal livello di coinvolgimento durante l’evento. Puoi avere un numero enorme di partecipanti il giorno del tuo evento, ma se non sono impegnati, rischi che lascino l’evento in anticipo o se ne vadano con la sensazione che il valore dell’evento sia mancato.
Sessioni interattive
Incoraggia i relatori e gli organizzatori di eventi a offrire opportunità interattive ai partecipanti. Sondaggi dal vivo, quiz e sessioni di domande e risposte manterranno i partecipanti coinvolti e parteciperanno attivamente durante l’evento. Questo può anche creare istanze di partecipanti che condividono la loro esperienza in tempo reale e potenzialmente invogliano altri nella loro rete a partecipare.
Impegno sociale
Crea opportunità per i partecipanti e la comunità del settore di connettersi tra loro tramite i social media. Gli spunti di conversazione come i punti chiave delle sessioni o le citazioni dei relatori creano un senso di comunità intorno al tuo evento e attirano le persone. Assicurati di dedicare risorse al monitoraggio e alle risposte alle domande.
Crea un gruppo Facebook per i partecipanti per raccogliere e condividere i loro pensieri, chiedere consigli altri esperti del settore e connettiti con qualcuno che potrebbe essere in grado di aiutarli a far crescere la loro attività. Un gruppo Facebook ha l’ulteriore vantaggio di mantenere i partecipanti connessi e coinvolti molto tempo dopo la fine dell’evento.
Una strategia per mantenere lo slancio dopo l’evento
Sebbene il tuo obiettivo immediato sia garantire una grande affluenza per il tuo evento reale, i tuoi sforzi non dovrebbero finire quando l’evento finisce. Un evento di successo avrà un impatto sull’affluenza dei potenziali clienti, potenziali clienti e partner, per la tua attività. E se stai pensando di ospitare un altro evento virtuale in futuro, le tue attività post-evento possono avere un impatto sui futuri partecipanti. Assicurati di avere una strategia in atto che mantenga o sviluppi lo slancio del tuo evento.
Partecipanti al sondaggio
Cogli l’occasione per ottenere feedback dai partecipanti su ciò che gli è piaciuto dell’evento e sulle aree di miglioramento. Questo feedback sarà utile quando si tratta di valutare il tuo successo. Chiedere ai partecipanti il loro feedback fa anche loro sapere che hai apprezzato la loro partecipazione e mostra loro quanto li apprezzi.
Offrire sessioni su richiesta
Fornisci “sessioni su richiesta” delle sessioni del relatore. I partecipanti apprezzeranno l’opportunità di rivedere le sessioni che hanno trovato di grande impatto o che hanno fornito il maggior valore. Ciò crea anche un’opportunità per le persone che non hanno potuto partecipare o sono venute a conoscenza dell’evento troppo tardi per registrarsi per beneficiare dell’evento, aumentando l’affluenza all’evento dopo il fatto.
Contenuti post-evento
Assicurati di utilizzare i contenuti per ricordare ai partecipanti alcuni dei momenti salienti dell’evento, nonché per creare un senso di opportunità persa per coloro che non hanno partecipato. Condividi i momenti salienti della sessione sui social media e pubblica blog che riassumono alcuni dei più grandi takeaway del tuo evento.
Impegno costante nella comunità
Il tuo evento creerà probabilmente una comunità di partecipanti. Mantieni la community impegnata offrendo spunti di conversazione e promemoria di cose che avrebbero imparato durante l’evento. Usa questa community per spargere la voce sui prossimi eventi o servizi che hai a disposizione. Assicurati di incoraggiare i membri della comunità a invitare anche la loro rete a unirsi alla comunità.
Mentre fai il primo passo nello spazio dell’evento virtuale, tieni presente che una grande affluenza va oltre i tuoi partecipanti.
Con le giuste strategie porti valore ai membri del settore e troverai nuove opportunità per la crescita del business in un ambiente in costante evoluzione.
Andrea Ciofani
There is a difference between fighting for the best result and getting tired of perfection. The first attitude has an attainable goal and is gratifying and healthy; the latter has an often unattainable goal and is frustrating and a source of neurosis. Furthermore, it involves an absurd waste of time.
